EIN cos'è, a cosa serve e come richiederlo: guida 2026

Indice

1. In sintesi
2. Cos’è l’EIN e cosa identifica?
3. A cosa serve l’EIN e chi ne ha bisogno?
4. Quali dati servono prima di richiedere l’EIN?
5. Come si richiede l’EIN: quali sono i canali ufficiali?
6. Come compilare il Form SS-4 se non hai SSN o ITIN?
7. Come scegliere il canale giusto per la richiesta?
8. Da quando è possibile utilizzare l’EIN?
9. Quali errori bloccano o rallentano la richiesta?
10. Cosa fare dopo aver ottenuto l’EIN?
11. FAQ sull’EIN

In sintesi

L’EIN (Employer Identification Number) è il numero di identificazione fiscale federale assegnato dall’IRS a imprese, organizzazioni non profit e altre entità. Ha nove cifre e l’IRS lo rilascia gratuitamente. Serve per assumere dipendenti e gestire una LLC, una corporation o una partnership. Si utilizza anche per aprire un conto bancario aziendale. Se la sede principale della tua attività si trova fuori dagli Stati Uniti, la richiesta online non è disponibile: l’IRS indica telefono, fax o posta con il Form SS-4. Questa guida riporta regole e tempi verificati sulle pagine IRS consultate a settembre 2026.

Cos’è l’EIN e cosa identifica?

L’EIN è, secondo l’IRS, un numero fiscale federale per imprese, organizzazioni esenti da imposte e altre entità. Ha nove cifre, scritte nel formato XX-XXXXXXX, come riporta la Pubblicazione 1635 dell’IRS. L’agenzia lo adopera per identificare i conti fiscali dei datori di lavoro e di alcuni soggetti senza dipendenti.

L’EIN appartiene all’entità, non alla persona. La stessa pubblicazione avverte di non utilizzarlo al posto del Social Security Number (SSN). Per il lettore italiano, una semplificazione utile: l’EIN ricorda il codice fiscale di una società. Non è una partita IVA. Si tratta di un paragone nostro, non di una definizione IRS.

A cosa serve l’EIN e chi ne ha bisogno?

Il motivo principale è fiscale. Secondo l’IRS ti serve un EIN se:

• hai dipendenti
• devi versare imposte sul lavoro dipendente, accise o imposte su alcol, tabacco e armi da fuoco
• trattieni imposte su redditi diversi dagli stipendi, pagati a un non residente (nonresident alien)

L’IRS richiede un EIN anche per gestire queste entità:

• partnership
• limited liability company (LLC)
• corporation
• organizzazione esente da imposte
• estate e trust, con l’eccezione di alcuni trust revocabili intestati al grantor
• piani pensionistici e conti IRA

Una LLC con un solo membro segue regole diverse. Secondo le istruzioni del Form SS-4 (revisione di dicembre 2025) e la Pubblicazione 1635, per impostazione predefinita è ignorata come entità separata dal proprietario e non ha automaticamente bisogno di un EIN proprio. Ne ha bisogno, per esempio, se deve versare imposte sul lavoro dipendente o accise. Se la LLC appartiene a un non residente, gli obblighi di reporting verso l’IRS vanno verificati con un professionista abilitato.

Anche senza obbligo federale, l’IRS consente di richiedere un EIN per motivi bancari o per imposte statali. Tra gli utilizzi immediati elencati dall’IRS figura l’apertura di un conto bancario aziendale.

Quali dati servono prima di richiedere l’EIN?

Prepara quattro elementi prima di iniziare:

• Entità già costituita. Se costituisci una LLC o una corporation, registrala prima presso lo stato. Senza questo passaggio l’IRS avverte di possibili ritardi.
• Nome esatto. Inserisci il nome come compare nei documenti di costituzione. I sistemi IRS accettano lettere dalla A alla Z, numeri, trattino ed e commerciale. L’indirizzo stradale ha un limite di 35 caratteri.
• Responsible party. È la persona in controllo dell’entità e dei suoi beni. La richiesta riporta nome, numero fiscale e firma.
• Tipo di entità. LLC, corporation, partnership o altra forma.

Un nominee non può richiedere l’EIN. L’IRS definisce nominee il soggetto autorizzato ad agire per l’entità in via temporanea, durante la costituzione. Non può figurare come responsible party, perché l’IRS vuole conoscere la persona reale in controllo.

Come si richiede l’EIN: quali sono i canali ufficiali?

L’IRS distingue i canali in base alla posizione della sede principale dell’attività. La tabella riassume le regole.

Canale	Per chi	Tempi indicati dall’IRS	Requisiti
Online	Sede principale negli USA o nei territori USA	EIN rilasciato subito	Responsible party con SSN o ITIN. Sessione unica, scade dopo 15 minuti di inattività
Telefono: +1 267-941-1099	Sede principale fuori dagli USA	Non dichiarati dall’IRS	Dal lunedì al venerdì, 6:00-23:00 Eastern Time
Fax	Sede fuori dagli USA: Form SS-4 al numero internazionale IRS. Sede USA: numero dedicato	Circa 4 giorni lavorativi secondo l’IRS. Nella nostra esperienza con le richieste internazionali, in genere circa 14 giorni lavorativi (fino a 45-60 giorni di calendario tra la seconda settimana di dicembre e la seconda settimana di gennaio)	Form SS-4 firmato. Numero di fax del richiedente per ricevere la risposta
Posta	Sede fuori dagli USA: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999	Circa 4 settimane (richieste con sede USA)	Form SS-4 completo

Fonte: pagina IRS “Employer identification number”, aggiornata il 17 luglio 2026.

Lo strumento online è riservato a chi ha la sede principale negli Stati Uniti o nei territori USA. Serve un responsible party con SSN o ITIN. La richiesta si completa in una sola sessione: il salvataggio non è previsto e dopo 15 minuti di inattività si riparte da zero.

Per chi opera dall’estero, l’IRS indica il telefono oppure il Form SS-4 inviato per fax o posta. I numeri di fax aggiornati si trovano sulla pagina IRS citata nelle fonti.

L’IRS assegna un EIN al giorno per responsible party, su ogni canale. La regola vale dal 21 maggio 2012, come riporta la Pubblicazione 1635. Ogni entità deve avere un unico EIN.

Un professionista può presentare la richiesta per tuo conto. In quel caso l’IRS richiede un’autorizzazione firmata a favore del third-party designee.

Come compilare il Form SS-4 se non hai SSN o ITIN?

Un responsible party straniero non ha bisogno di un ITIN per ottenere l’EIN. Lo ribadisce un aggiornamento procedurale dell’IRS del 16 marzo 2026, basato su una modifica alle istruzioni del Form SS-4 di dicembre 2025. Se il responsible party non ha e non può ottenere SSN o ITIN, le istruzioni chiedono di scrivere “foreign” oppure “N/A” alla riga 7b. Secondo l’IRS l’indicazione è obbligatoria: la riga non resta vuota.

Segui questi passaggi:

1. Scarica dal sito IRS il Form SS-4 e le relative istruzioni. Controlla la versione corrente prima dell’invio.
2. Riga 1: scrivi il nome legale dell’entità, come nei documenti di costituzione.
3. Riga 7a: scrivi il nome della persona fisica in controllo dell’entità.
4. Riga 7b: inserisci SSN o ITIN, se esistono. In caso contrario scrivi “foreign” o “N/A”.
5. Firma il modulo. La richiesta prevede la firma del responsible party.
6. Invia il modulo con un unico canale: fax o posta all’indirizzo internazionale IRS, oppure telefona.

Come scegliere il canale giusto per la richiesta?

Tre criteri decidono il canale:

• Sede principale. Negli USA o nei territori USA: online. Fuori dagli USA: telefono, fax o posta.
• Numero fiscale del responsible party. Senza SSN o ITIN la richiesta online è esclusa.
• Urgenza. Online: EIN subito. Fax: circa 4 giorni lavorativi. Posta: circa 4 settimane. Sono i tempi generali indicati dall’IRS, non tempi garantiti per le richieste internazionali: nella nostra esperienza, per il fax internazionale servono in genere circa 14 giorni lavorativi e tra la seconda settimana di dicembre e la seconda settimana di gennaio l’attesa può arrivare a 45-60 giorni di calendario.

Scegli un unico canale per ogni entità. Secondo la Pubblicazione 1635, inviare un fax e telefonare per la stessa entità può produrre un EIN duplicato.

Nostra sintesi delle regole IRS: con sede fuori dagli USA e senza SSN o ITIN, scegli telefono oppure Form SS-4 con “foreign” alla riga 7b. Con sede negli USA e SSN o ITIN, scegli la richiesta online. Se la sede principale è un punto dubbio, chiedi conferma a un professionista prima di inviare.

Da quando è possibile utilizzare l’EIN?

L’IRS distingue due momenti.

Subito dopo l’assegnazione l’EIN serve per:

• aprire un conto bancario aziendale
• richiedere licenze commerciali
• presentare una dichiarazione fiscale per posta

Dopo un’attesa fino a 2 settimane l’EIN serve per:

• superare il programma IRS TIN Matching
• inviare dichiarazioni in via telematica
• versare imposte con pagamento elettronico

Se una dichiarazione scade prima dell’arrivo dell’EIN, scrivi “Applied For” e la data della richiesta nello spazio del numero.

Quali errori bloccano o rallentano la richiesta?

Sei errori emergono dalle indicazioni IRS:

• richiedere l’EIN prima di costituire l’entità presso lo stato
• inserire un nome diverso da quello dei documenti di costituzione, o con caratteri non ammessi
• indicare un nominee come responsible party
• lasciare vuota la riga 7b invece di scrivere “foreign” o “N/A”
• inviare la stessa richiesta con più canali, per esempio fax e telefono
• tentare più richieste nello stesso giorno per lo stesso responsible party

Un settimo rischio è economico. Secondo l’IRS, nessuno deve pagare per ottenere un EIN. Diffida dei siti a pagamento presentati come IRS.

Cosa fare dopo aver ottenuto l’EIN?

Conserva la conferma ricevuta dall’IRS e riporta lo stesso EIN, con lo stesso nome legale, su tutte le dichiarazioni. Per sapere quando presentarle, consulta le scadenze fiscali negli Stati Uniti.

Un nuovo EIN serve, in generale, quando cambiano la proprietà o la struttura dell’entità. Non serve per cambiare nome, indirizzo o responsible party. Per indirizzo e responsible party l’IRS mette a disposizione il Form 8822-B.

L’IRS non cancella gli EIN: li disattiva. Se perdi il numero, cerca nella lettera di assegnazione, contatta la banca con il conto aziendale, controlla licenze e dichiarazioni passate. In alternativa, chiama la Business and Specialty Tax Line dell’IRS al 800-829-4933.

Hai una LLC o vuoi costituirla e hai dubbi sul canale da scegliere? Parla con il team di MyUSAService: Prenota una consulenza gratuita.

FAQ sull’EIN

L’EIN è uguale alla partita IVA?

No. Secondo l’IRS l’EIN è un numero di identificazione fiscale federale per entità. La partita IVA italiana registra l’attività ai fini dell’IVA, un’imposta diversa. Il paragone più vicino è il codice fiscale di una società, una semplificazione nostra. Per obblighi fiscali concreti, verifica la tua situazione con un professionista abilitato.

Quanto costa richiedere l’EIN?

Nulla, se la richiesta passa direttamente dall’IRS. L’IRS afferma di rilasciare l’EIN gratuitamente e avverte di non pagare siti web per ottenerlo. Un consulente può applicare una tariffa per il proprio servizio di preparazione e invio del modulo. Verifica cosa comprende prima di accettare.

Posso ottenere l’EIN senza SSN?

Sì. L’IRS non richiede un ITIN agli individui stranieri per assegnare un EIN. Se il responsible party non ha e non può ottenere SSN o ITIN, scrivi “foreign” oppure “N/A” alla riga 7b del Form SS-4. La richiesta online resta esclusa: senza SSN o ITIN servono telefono, fax o posta.

Quanto tempo serve per ricevere l’EIN?

Dipende dal canale. La richiesta online produce l’EIN subito. Il fax richiede circa 4 giorni lavorativi e la posta circa 4 settimane, secondo l’IRS. Nella nostra esperienza, per il fax internazionale servono in genere circa 14 giorni lavorativi; tra la seconda settimana di dicembre e la seconda settimana di gennaio l’attesa può arrivare a 45-60 giorni di calendario. Per il telefono internazionale l’IRS non indica un tempo nella pagina consultata. Dopo l’assegnazione, invio telematico e pagamenti elettronici richiedono fino a 2 settimane di attesa.

Posso richiedere più EIN nello stesso giorno?

No. L’IRS limita l’assegnazione a un EIN per responsible party al giorno, su ogni canale: online, telefono, fax o posta. Ogni entità deve avere un unico EIN. Se hai più numeri e non sai quale adoperare, l’IRS indirizza alla Business and Specialty Tax Line, al 800-829-4933.

Posso richiedere l’EIN prima di costituire la LLC?

L’IRS raccomanda di costituire prima l’entità presso lo stato. Per LLC, partnership e corporation la registrazione precede la richiesta. Se salti questo passaggio, la richiesta può subire ritardi, come avverte l’IRS. Inserisci il nome esatto dei documenti di costituzione, con i soli caratteri ammessi: lettere, numeri, trattino ed e commerciale.

Cosa faccio se ho perso il numero EIN?

Cerca l’EIN nella lettera di assegnazione ricevuta dall’IRS. Contatta poi la banca con il conto aziendale e controlla licenze statali o locali e dichiarazioni fiscali passate. Se non lo trovi, chiama la Business and Specialty Tax Line dell’IRS al 800-829-4933: l’IRS verifica l’identità e comunica il numero ai soggetti autorizzati.

L’EIN cambia se cambio il nome della società?

No. Secondo l’IRS, un nuovo EIN non serve per cambiare nome, indirizzo o responsible party. Serve invece, in generale, quando cambiano la proprietà o la struttura dell’entità. Per indirizzo e responsible party l’IRS mette a disposizione il Form 8822-B. Per casi specifici, consulta la pagina IRS sul nuovo EIN.

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Fonti

1. IRS, Employer identification number (pagina aggiornata il 17 luglio 2026)
2. IRS, Get an employer identification number (pagina aggiornata il 19 agosto 2026)
3. IRS, Publication 1635, Understanding Your EIN (edizione di febbraio 2014)
4. IRS, IRM Procedural Update ts-21-0326-0334 (16 marzo 2026), riga 7b del Form SS-4 per responsible party stranieri
5. IRS, About Form SS-4, Application for Employer Identification Number

Pubblicato il 1 ott 2026. Fonti verificate il 2 ott 2026. Questo articolo ha finalità divulgativa e non sostituisce una consulenza fiscale personalizzata.Prenota una consulenza gratuita